Podręcznik użytkownika zarządzania finansami: Główny wykonawca

Pierwszym krokiem przy wdrażaniu narzędzi Finanse projektu Procore w projekcie Procore jest utworzenie struktury podziału pracy w firmie. Masz również możliwość utworzenia unikalnej struktury podziału pracy na poziomie projektu. 

Narzędzie Budżet Procore pomaga zespołowi projektowemu skutecznie zarządzać budżetem projektu. Ma za zadanie pomóc Twojemu zespołowi podejmować świadome decyzje finansowe, śledzić wydatki w czasie rzeczywistym w kontekście budżetu, analizować dane historyczne, wprowadzać szczegółowe prognozy i zapewniać lepszy wgląd w stan finansowy Twojego projektu.  

• Dodaj dane dotyczące budżetu swojego projektu. Pierwszym krokiem rozpoczynającym pracę nad projektem jest ustalenie budżetu w nowym projekcie Procore. Możesz wybrać jedną z dwóch metod: (1) dodać pozycję wiersza budżetu bezpośrednio do narzędzia budżetowego lub (2) pobrać i wypełnić szablon budżetu, a następnie wykonać kroki importowania budżetu. 
• Skonfiguruj widoki budżetu swojego projektu. Po dodaniu danych budżetowych projektu administrator Procore może zechcieć zapoznać się z naszymi dynamicznymi i konfigurowalnymi widokami budżetowymi. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Skonfiguruj nowy widok budżetu. Możesz skonfigurować jeden lub wiele widoków budżetu oraz szeroką gamę kolumn danych, takich jak pierwotna kwota budżetu, zmiany w budżecie, zweryfikowany budżet, oczekujące zmiany w budżecie i inne. Możesz także aktywnie zarządzać budżetem swojego projektu i monitorować go, korzystając z funkcji „Prognoza do ukończenia”. Więcej szczegółów znajdziesz w artykule Korzystanie z funkcji Prognoza do ukończenia. 
• Identyfikuj i śledź trendy dzięki widokowi prognozowania Procore. Narzędzie to jest przeznaczone dla właścicieli (i wykonawców), którzy chcą uniknąć przekroczenia kosztów. Administrator Procore może także poprosić o włączenie widoku prognozowania w Procore. Umożliwia to przeglądanie przepływów pieniężnych związanych z projektem budowlanym na przestrzeni czasu poprzez rozłożenie wartości kolumny „Koszt do ukończenia projektu” (lub dowolnej zdefiniowanej przez Ciebie kolumny) na określony okres. Następnie możesz przeprowadzić analizę wiersz po wierszu, aby wprowadzić świadome zmiany w alokacji budżetu. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Skonfiguruj nowy widok prognozowania. 
• Wykorzystaj dane zebrane w terenie do śledzenia kosztów pracy i ilości produkcyjnych. Klienci, którzy zakupili narzędzia Procore do zarządzania siłą roboczą i śledzenia zasobów, mogą ustawić budżet automatycznie. Zobacz Śledzenie zasobów i Finanse projektu: przewodnik konfiguracji.
• Relokuj środki z jednej pozycji budżetowej do innej za pomocą zmian budżetu. Po zablokowaniu pierwotnego budżetu i skonfigurowaniu pozostałych narzędzi wymienionych w tym przewodniku możesz skorzystać z funkcji zmian budżetu, aby przesyłać pieniądze między kodami budżetowymi. Na przykład, jeśli masz oszczędności związane z jednym kodem budżetowym, ponieważ mieścił się on w budżecie, a spodziewasz się, że inny kod budżetowy go przekroczy, możesz dokonać realokacji środków z pierwszego kodu budżetowego i dodać je do drugiego kodu budżetowego jako rezerwę. Zmiany budżetu widoczne są tylko w narzędziu Budżet, więc Twoi dostawcy nie zobaczą Twoich wewnętrznych korekt. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Tworzenie zmian budżetu

Aby dowiedzieć się, co jeszcze możesz zrobić za pomocą narzędzia Budżet, zapoznaj się z artykułem Budżet.

Po skonfigurowaniu narzędzia Budżet możesz rozpocząć tworzenie jednej lub wielu umów na wykonanie prac dla swojego projektu. Dzięki narzędziu Umowy na wykonanie prac Twój zespół może zastąpić stosy papieru i wysokie koszty druku, zyskując centralne miejsce do cyfrowego zarządzania umowami. 

• Skonfiguruj swoje umowy na wykonanie prac.  Chociaż większość klientów Procore tworzy jedną umowę na wykonanie prac dla pojedynczego projektu budowlanego, zespoły projektowe mają możliwość tworzenia wielu umów na wykonanie prac w narzędziu Umowy na wykonanie prac. Więcej szczegółów znajdziesz w artykule Utwórz umowy na wykonanie prac. Podobnie jak w przypadku budżetu, możesz wybrać jedną z dwóch metod konfiguracji umowy na wykonanie prac: (1) ręcznie zaktualizować zestawienie wartości w umowie na wykonanie prac lub (2) zaimportować zestawienie wartości umowy na wykonanie prac z pliku CSV. Po zakończeniu konfiguracji początkowej wystarczy ją zatwierdzić. Zobacz Zatwierdź umowę na wykonanie prac.

   Wskazówka

  Czy Twój projekt budowlany ma wiele źródeł finansowania lub metod realizacji?  Dowiedz się, dlaczego niektórzy klienci Procore decydują się na utworzenie wielu umów na wykonanie prac w ramach swojego projektu Procore. Jest to pomocne, gdy zachodzi potrzeba podzielenia zakresu prac nad projektem na wiele faz lub etapów, choć wiąże się z koniecznością rozważenia kilku kwestii.  Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Czy istnieją jakieś ograniczenia systemowe w przypadku projektów objętych wieloma umowami na wykonanie prac?
• Utwórz i zarządzaj fakturami właściciela. Po skonfigurowaniu umowy na wykonanie prac i narzędzia Zobowiązania zgodnie z opisem poniżej możesz także tworzyć i zarządzać fakturami właściciela. Faktura właściciela to szczegółowy zapis transakcji finansowej pomiędzy właścicielem projektu a firmą odpowiedzialną za ukończenie prac. Zazwyczaj wystawia je główny wykonawca i przedstawia właścicielowi projektu, aby zasygnalizować, że nadeszła pora zapłaty za wykonaną pracę. Zobacz Tworzenie faktur właściciela.
• Utwórz dziennik otrzymanych płatności.  Po otrzymaniu płatności możesz także utworzyć dziennik, aby śledzić otrzymane płatności. Twój budżet i raporty budżetowe zostaną automatycznie zaktualizowane, aby uwzględnić Twoje wpisy. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Utwórz otrzymaną płatność dla umowy na wykonanie prac.

Aby dowiedzieć się, co jeszcze możesz zrobić przy użyciu narzędzia Umowy na wykonanie prac, zapoznaj się z artykułem Umowy na wykonanie prac.

Po zatwierdzeniu i wypełnieniu umów w narzędziu Umowy na wykonanie prac możesz rozpocząć konfigurowanie zobowiązań finansowych w ramach projektu. W Procore można tworzyć dwa rodzaje „zobowiązań”: podwykonawstwa i zlecenia zakupu. 

• Skonfiguruj konfigurację umowy, daty, listy dystrybucyjne i ustawienia. Administrator Procore Twojej firmy może wspólnie z Tobą określić domyślną konfigurację umowy dla Twojego projektu. To ważny krok, który należy wykonać, zanim zaczniesz tworzyć zobowiązania dotyczące projektu. Możesz wybrać liczbę poziomów zleceń zmiany dla swoich zobowiązań. Możesz także ustawić różne daty, które będą domyślnie stosowane w umowach. Konfiguracja obejmuje również ustawienia domyślnej listy dystrybucji, domyślne metody księgowania, ustawienie procentu zatrzymania kwoty (jeśli ma zastosowanie) oraz włączenie domyślnego narzutu finansowego lub płatności. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Konfigurowanie ustawień: zobowiązania. 
• Utwórz zlecenia zakupu dla swojego projektu. W Procore zlecenie zakupu (PO) to udokumentowane zobowiązanie finansowe, które szczegółowo określa rodzaje, ilości i uzgodnione ceny produktów lub usług. Częścią procesu zamówień publicznych jest tworzenie przez „kupującego” (na przykład głównego wykonawcę) zleceń zakupu, które następnie są przekazywane „sprzedającemu” (na przykład podwykonawcy) w celu pokrycia kosztów umowy. Po zaakceptowaniu przez „sprzedawcę” zlecenie zakupu stanowi umowę między obiema stronami. Zobacz Utwórz zlecenie zakupu.
• Utwórz podwykonawstwa dla swojego projektu. Podwykonawstwo to umowa kontraktowa zawarta między głównym wykonawcą a podwykonawcami realizującymi zakres prac. W Procore istnieją dwa sposoby tworzenia podwykonawstwa: (1) możesz przyznać wygrywającą ofertę i przekształcić ją w podwykonawstwo lub (2) możesz bezpośrednio utworzyć podwykonawstwo w narzędziu Zobowiązania. 
• Utwórz faktury podwykonawców i zarządzaj osobami kontaktowymi ds. faktur. Za pomocą narzędzia Zobowiązania lub Faktury możesz również utworzyć fakturę w imieniu osoby kontaktowej ds. faktur lub przyznać osobom kontaktowym ds. faktur Twojego podwykonawcy odpowiednie uprawnienia dostępu do ich zleceń zakupu i podwykonawstwa. Zobacz Dodawanie osób kontaktowych ds. faktur do zlecenia zakupu lub podwykonawstwa. Użytkownicy mający uprawnienia „Administrator” w narzędziu Zobowiązania mogą również wykorzystać te uprawnienia do zarządzania fakturami za pomocą narzędzia Faktury. 
• Utwórz dziennik przesłanych płatności.  Po rozpoczęciu dokonywania płatności w ramach projektu możesz utworzyć dziennik, w którym będziesz śledzić przesłane płatności. Twój budżet i raporty budżetowe zostaną automatycznie zaktualizowane, aby uwzględnić Twoje wpisy. Zobacz Dodaj przesłane płatności. 

Aby dowiedzieć się, co jeszcze możesz zrobić za pomocą narzędzia Zobowiązania, zobacz Zobowiązania.

Następnie zapoznaj się z narzędziami Procore do zarządzania zmianami. Istnieją dwie opcje konfiguracji tych narzędzi: (1) włączenie narzędzi Zlecenia zmiany i Zdarzenia powodujące zmianę lub (2) włączenie tylko narzędzia Zlecenia zmiany. 

Narzędzie Faktury Procore korzysta z uprawnień użytkownika nadanych w narzędziu Zobowiązania i Umowy na wykonanie prac. W miarę postępu projektu oraz tworzenia i zatwierdzania umów podwykonawcy mogą wystawiać faktury za wykonaną pracę. Możesz także tworzyć faktury właściciela, które następnie można wysyłać pocztą elektroniczną do właściciela lub strony odpowiadającej za płatność.

• Zarządzaj okresami rozliczeniowymi. W Procore okres rozliczeniowy definiuje cykl rozliczeniowy stosowany do fakturowania podwykonawców projektu. Oprócz określenia częstotliwości okresu rozliczeniowego (np. co miesiąc lub co tydzień) definiuje również datę rozpoczęcia okresu rozliczeniowego, datę płatności faktury i datę zakończenia okresu rozliczeniowego. Aby dowiedzieć się, jak utworzyć okres rozliczeniowy za pomocą narzędzia Faktury, zapoznaj się z artykułem Zarządzanie okresami rozliczeniowymi.
• Twórz i zarządzaj fakturami podwykonawców. Za pomocą narzędzia Faktury możesz ograniczyć uprawnienia użytkowników do zespołu projektowego i utworzyć fakturę w imieniu osoby kontaktowej ds. faktur lub przyznać osobom kontaktowym ds. faktur swoich podwykonawców odpowiednie uprawnienia dostępu do ich zleceń zakupu i podwykonawstwa. Zobacz Dodawanie osób kontaktowych ds. faktur do zlecenia zakupu lub podwykonawstwa. Następnie, gdy podwykonawcy będą gotowi wystawić fakturę za swoją pracę, możesz wysłać „Zaproszenie do wystawienia rachunku” do osoby kontaktowej ds. faktur, a podwykonawcy będą mogli przesłać nową fakturę jako osoba kontaktowa ds. faktur. Następnie możesz przejrzeć i zatwierdzić te faktury.

Aby dowiedzieć się, co jeszcze możesz zrobić za pomocą narzędzia Faktury, zapoznaj się z artykułem Faktury.

W Procore termin koszt bezpośredni jest używany w odniesieniu do kosztów projektu budowlanego, które NIE są związane z żadnym zobowiązaniem. Za pomocą narzędzia Koszty bezpośrednie możesz utworzyć następujące pozycje:

• Faktury. Utwórz koszt bezpośredni papierowej faktury od niezależnego dostawcy za takie pozycje, jak tusz do drukarki, papier komputerowy lub opłata pocztowa. 
• Wydatki. Utwórz koszt bezpośredni wydatków, które mogą obejmować sprzęt komputerowy, telefony lub wewnętrzny wynajem sprzętu. 
• Lista płac. Utwórz koszt bezpośredni miesięcznych kosztów wynagrodzeń, klasyfikowanych według kodu kosztu, tak aby kwoty wynagrodzeń były uwzględniane w budżecie każdego miesiąca. 

Aby dowiedzieć się, jak utworzyć koszt bezpośredni, zobacz Tworzenie kosztu bezpośredniego. 

Aby dowiedzieć się, co jeszcze możesz zrobić za pomocą narzędzia Koszty bezpośrednie, zobacz Koszty bezpośrednie