Podręcznik użytkownika zarządzania finansami: Właściciel

Dla właścicieli W niniejszym podręczniku użytkownika właściciele projektów znajdą informacje na temat korzystania z narzędzi Finanse projektu w Procore w celu uproszczenia finansowych procesów biznesowych w całym cyklu życia projektu. Dowiesz się, jak skonfigurować każde narzędzie i wykonywać typowe zadania, stosując zalecane najlepsze praktyki.  Tematy poruszane w tym przewodniku obejmują:

• Jak skonfigurować strukturę podziału pracy (WBS). Procore dostarcza domyślny podział podziału kosztów, który obejmuje kod kosztów, typ kosztu i opcjonalne segmenty zadań podrzędnych. Za pomocą WBS można utworzyć strukturę kodu budżetu na poziomie firmy i/lub projektu, przeznaczoną do wykorzystania w narzędziach Finanse projektu w Procore. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Konfiguracja struktury podziału pracy.
• Jak dodać lub zaimportować dokładny budżet projektu. Dowiedz się, jak dodawać pozycje budżetu do projektu, konfigurować i przypisywać widoki budżetu do projektu oraz jak skonfigurować widok prognozowania w celu identyfikowania i śledzenia krytycznych kosztów projektu. Wykorzystaj dane zebrane w terenie, aby śledzić koszty pracy w ramach swojego projektu i rejestrować ilości produkcyjne w swoim budżecie. Dowiedz się, jak wprowadzać zmiany w budżecie, aby przenosić środki z jednej pozycji budżetu do innej.  Zobacz Konfiguracja budżetu.
• Jak utworzyć jedno lub więcej źródeł finansowania dla swojego projektu. Skonfiguruj narzędzie finansowania i zapoznaj się z kwestiami, które należy wziąć pod uwagę, jeśli Twój projekt ma wiele źródeł finansowania lub metod realizacji. Zarządzaj procesem wystawiania faktur procesów wcześniejszych i twórz dziennik otrzymanych płatności. Zobacz Finansowanie.
• Jak zarządzać zobowiązaniami w ramach projektu. Poznaj ustawienia konfiguracji narzędzia Zobowiązania i dowiedz się, jak tworzyć zobowiązania dla dalszych współpracowników. Wyznacz osoby kontaktowe ds. faktur, które będą przesyłać faktury w odniesieniu do tych zobowiązań i utwórz płatność w dzienniku dokonanych płatności. Zobacz Zobowiązania.
• Jak usprawnić nadzór i zarządzanie zmianami w projekcie. Wybierz pomiędzy zarządzaniem zleceniami zmiany z użyciem lub bez użycia narzędzia Zdarzenia powodujące zmianę. Skonfiguruj ustawienia poziomów zleceń zmiany dla swoich umów. Wprowadź zarządzanie zmianami w terenie – ułatwi to szybsze zatwierdzenia, dokładniejszą komunikację i wyeliminuje potrzebę działania w warunkach ryzyka. Zobacz Zarządzanie zmianami ze zdarzeniami powodującymi zmianę i Zarządzanie zmianami bez zdarzeń powodujących zmianę.
• Jak administrować procesem wystawiania faktur dla współpracowników w projekcie. Zdefiniuj okresy rozliczeniowe i wybierz preferowaną w projekcie metodę tworzenia i przesyłania faktur dla wcześniejszych i dalszych współpracowników. Zobacz Faktury. 
• Jak tworzyć i rejestrować płatności. Po zatwierdzeniu i sfinalizowaniu faktur procesów wcześniejszych i dalszych faktur możesz utworzyć płatności w Procore, aby zachować rejestr płatności. W przypadku płatności z góry zapoznaj się ze stroną Tworzenie rekordu dla otrzymanej płatności. W przypadku płatności w dół, zobacz Dodawanie nowej płatności do karty Płatności dokonane w zobowiązaniu.

Wiele firm projektuje strukturę kodu budżetu tak, aby była zgodna ze standardem CSI MasterFormat. Inne firmy decydują się na wdrożenie struktury kodu budżetu, która jest unikatowa dla danej branży, organizacji lub środowiska projektowego. Niezależnie od struktury możesz przesłać wniosek o to, aby przedstawiciel Procore zaimportował pozycje segmentów w Twoim imieniu lub możesz przyspieszyć proces importu i przeprowadzić import samodzielnie za pomocą aplikacji Importy Procore.

Dowiedz się więcej na temat struktury podziału pracy na stronie docelowej Struktura podziału pracy. Zalecamy zapoznanie się z treścią dokumentu Informacje o strukturze podziału pracy i przejrzenie z zespołem kroków zawartych w częściach Tworzenie domyślnej struktury podziału pracy dla Twojej firmy i Tworzenie struktury podziału pracy dla Twojego projektu.  

Pierwszym krokiem przy wdrażaniu narzędzi Finanse projektu Procore w projekcie Procore jest utworzenie struktury podziału pracy Twojej firmy. Masz również możliwość utworzenia unikalnej struktury podziału pracy na poziomie projektu.

Narzędzie Budżet wyświetla szczegóły wszystkich szacowanych kosztów związanych z projektem. Pierwszym krokiem jest utworzenie budżetu bezpośrednio w Procore (można również zaimportować istniejący budżet). Właściciele często wykorzystują budżet jako wewnętrzne narzędzie do zarządzania umowami projektowymi i kosztami związanymi z różnymi wykonawcami. Używa się go również do śledzenia szacowanych kosztów realizacji – aby pokazać, gdzie w różnych projektach udało się zrealizować budżet, a gdzie nie. Jednak ze względu na ochronę prywatności informacje dotyczące budżetu są zazwyczaj ukrywane przed współpracownikami zewnętrznymi.

• Skonfiguruj budżet
• Importuj budżet
• Czytanie budżetu

Narzędzie Administratora na poziomie firmy umożliwia skonfigurowanie widoku budżetu (zobacz Jakie są standardowe widoki budżetu Procore?), który stanowi niestandardowy sposób konfigurowania i przeglądania budżetu. Twój niestandardowy widok budżetu może zawierać różnorodne kolumny danych, takie jak: pierwotna kwota budżetu, zmiany budżetu, skorygowany budżet, oczekujące zmiany budżetu i wiele innych.

• Skonfiguruj nowy widok budżetu

Więcej informacji na temat narzędzia Budżet znajdziesz na stronie docelowej Budżet.

Narzędzia Finanse projektu Procore wysyłają dane do narzędzia Budżet za pośrednictwem powiązanych kodów budżetu przypisanych do poszczególnych pozycji wiersza narzędzia. Dzięki temu będziesz mógł użyć funkcji Prognoza do ukończenia Procore, aby dokładnie prognozować szacowane dodatkowe koszty każdej pozycji wiersza.

• Użyj funkcji Prognoza do ukończenia

Więcej informacji na temat narzędzia Budżet znajdziesz na stronie docelowej Budżet.

Kolumna Zmiany budżetu umożliwia relokację środków w budżecie w celu transferowania pieniędzy między pozycjami wiersza budżetu. Na przykład, jeśli masz oszczędności związane z jednym kodem budżetu, ponieważ mieścił się on w budżecie, a spodziewasz się, że inny kod budżetu go przekroczy, możesz wycofać środki z poprzedniego kodu budżetu i dodać je do drugiego jako środki awaryjne. Ponieważ zmiany budżetu widoczne są tylko w narzędziu Budżet, zewnętrzni członkowie zespołu i dostawcy nie zobaczą wewnętrznych korekt budżetu. Jednakże zapewni Ci lepszą metodę strategicznego równoważenia pozycji wiersza budżetu w trakcie trwania budowy, aby mieć pewność, że zmieścisz się w budżecie.

• Utwórz zmiany budżetu

Więcej informacji na temat narzędzia Budżet znajdziesz na stronie docelowej Budżet.

Dzięki widokowi zaawansowanego prognozowania Procore Twoja firma może rozłożyć wartości budżetu na przyszłe miesiące, aby pomóc zespołom projektowym ocenić potencjalne warunki kosztowe poprzez tworzenie niestandardowych widoków prognozowania zaawansowanego i przypisywanie tych widoków do budżetów projektów. Ważne rzeczy, o których należy pamiętać:

• Administrator Procore w Twojej firmie może tworzyć niestandardowe szablony prognozowania, korzystając z domyślnego widoku „standardowej prognozy Procore” (patrz Informacje o widoku standardowej prognozy Procore) w narzędziu Administratora na poziomie firmy.
• Kroki konfigurowania kolumn i przypisywania widoku do projektów są podobne do kroków używanych do tworzenia widoków budżetu, ale zostały specjalnie dostosowane do użytku z nową kartą Prognozowanie, dostępną w narzędziu Budżet. Instrukcje znajdziesz na stronie Konfigurowanie nowego widoku prognozowania.

Koszty bezpośrednie to koszty ponoszone przez Twoją firmę, które nie są związane ze zobowiązaniami (na przykład wydatki podlegające zwrotowi i koszty ogólne). Użytkownicy Procore mogą tworzyć różne rodzaje kosztów bezpośrednich: faktury, wydatki i lista płac. Faktury otrzymuje się od dostawcy i stanowią one koszty niezwiązane ze zobowiązaniami wobec tego dostawcy. Wydatki służą do śledzenia kosztów przydzielanych przez firmę do projektu, dotyczących np. komputerów, telefonów, podróży itd. Można również śledzić miesięczne koszty listy płac i klasyfikować je według kodu budżetu, tak aby kwoty z listy płac były uwzględniane w budżecie każdego miesiąca.

• Tworzenie kosztu bezpośredniego

Więcej informacji na temat narzędzia Koszty bezpośrednie znajdziesz na stronie docelowej Koszty bezpośrednie.

Właściciele, którzy mają wymóg zatwierdzenia budżetu na etapie początkowym (lub wewnętrzny główny wykonawca), często doceniają korzyści płynące z wykorzystania narzędzia Finansowanie do tworzenia umów i faktur na etapie początkowym. Po skonfigurowaniu budżetu i wyświetleniu go w narzędziu Budżet projektu możesz utworzyć schemat finansowania projektu. W tym miejscu będą tworzone i zarządzane wszystkie Twoje faktury należne (zwane również rozliczeniami wcześniejszymi) oraz zlecenia zmiany finansowania.

Jeśli budżet i finansowanie projektu są identyczne lub jeśli finansowanie jest podsumowaniem budżetu na poziomie działu, wówczas budżet można wykorzystać do utworzenia finansowania. Często budżet wewnętrzny i finansowanie zewnętrzne charakteryzują się różnym poziomem szczegółowości, co oznacza, że finansowanie nie jest jedynie podsumowaniem budżetu na poziomie działu.

Zestawienie wartości (ZW) finansowania można skonfigurować bezpośrednio w Procore lub zaimportować go. Po zakończeniu konfiguracji finansowanie musi zostać zatwierdzone, zanim użytkownicy projektu będą mogli tworzyć zlecenia zmiany lub faktury dla właściciela. Jeśli nie chcesz zarządzać finansowaniem w Procore, możesz usunąć narzędzie do zarządzania finansowaniem. Sprawdź Dodaj i usuń narzędzia z projektu.

• Utwórz finansowanie
• Importuj zestawienie wartości finansowania wartości z pliku CSV
• Zatwierdź finansowanie

Więcej informacji na temat narzędzia finansowania znajdziesz w narzędziu finansowania.

Jeśli narzędzie finansowania jest wyłączone, zobacz poniższe łącza:

• Jak mogę dostosować widok budżetu, gdy narzędzie Umowy z klientami, Finansowanie lub Umowy na wykonanie prac jest wyłączone na koncie Procore mojej firmy?
• Jak mogę dostosować widok prognozy standardowej Procore, gdy narzędzie Umowy z klientami, Finansowanie lub Umowy na wykonanie prac jest wyłączone?

Po zatwierdzeniu finansowania (lub jeśli zdecydujesz się usunąć narzędzie do finansowania ze swojego projektu, ponieważ nie masz wymogu zatwierdzenia budżetu) możesz skonfigurować swoje umowy. W Procore istnieją dwa rodzaje umów: zlecenia zakupu i podwykonawstwa.

Narzędzie Zdarzenia powodujące zmianę firmy Procore zostało zaprojektowane z myślą o projektach, które potencjalnie mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami. Za pomocą tego narzędzia możesz utworzyć zdarzenie powodujące zmianę, które pomoże Twojemu zespołowi lepiej zrozumieć potencjalny koszt zmiany, zanim stanie się ona rzeczywistym kosztem. Po utworzeniu zdarzenia powodującego zmianę możesz użyć tego narzędzia, aby utworzyć zapytanie wycenę (RFQ), które zostanie wysłane do odpowiednich dalszych współpracowników w celu ustalenia ceny.

Po utworzeniu zapytania ofertowego i przesłaniu oferty przez wykonawców, zespół może również utworzyć zlecenia zmiany w oparciu o przesłaną ofertę. Możesz skonfigurować przepływ pracy zlecenia zmiany, ustawiając liczbę poziomów zlecenia zmiany: jeden, dwa lub trzy poziomy. Więcej poziomów zleceń zmiany wiąże się z większą złożonością przepływu pracy, ale zapewnia większą kontrolę. Zobacz Jakie są różne ustawienia poziomów zleceń zmiany w Finansach projektu?

Po sporządzeniu umów zobowiązań możesz utworzyć zlecenia zmiany, aby uwzględnić dodatkowe koszty. Chociaż większość właścicieli woli zacząć od korzystania z dwupoziomowego systemu zleceń zmiany, istnieje możliwość skonfigurowania go tak, aby korzystał z ustawienia jedno-, dwu- lub trzypoziomowego. Więcej poziomów zleceń zmiany wiąże się z większą złożonością przepływu pracy, ale zapewnia większą kontrolę.

W miarę postępu projektu oraz tworzenia i zatwierdzania umów możesz zacząć zapraszać współpracowników do wystawiania Ci rachunków. W Procore istnieją dwa (2) rodzaje faktur: 

• Faktury finansowania. Jeśli jesteś właścicielem projektu otrzymującym finansowanie z banku i musisz utworzyć żądania zwolnienia środków, możesz skorzystać z funkcji wstępnego wypełniania w Procore, aby utworzyć fakturę właściciela. Dzięki funkcji wstępnego wypełniania faktur właściciela Procore pozwala na utworzenie faktury właściciela, która automatycznie pobiera wszystkie kwoty zafakturowane z zatwierdzonych faktur podwykonawców w ramach projektu, odpowiednich kosztów bezpośrednich i zleceń zmiany zatwierdzonego zobowiązania. Procore może również skompilować te dane do pliku PDF, gdy zajdzie potrzeba utworzenia żądania zwolnienia środków lub aplikacji płatniczej.
• Faktury podwykonawców/wykonawców. Jeśli w narzędziu Zobowiązania Procore zarządzasz dalszymi umowami (na przykład kontrahentami, podwykonawcami i innymi wykonawcami specjalistycznymi), możesz także tworzyć dalsze faktury. Twoi dalsi współpracownicy wykorzystują te faktury do wystawiania rachunków za wykonaną pracę w miarę postępu projektu. 

Dowiedz się więcej o wystawianiu faktur w Procore:

• Zarządzaj okresami rozliczeniowymi
• Dodawanie osób kontaktowych ds. faktur do zlecenia zakupu lub podwykonawstwa
• Tworzenie faktury finansowania
• Utwórz fakturę w imieniu podwykonawcy (W tym kontekście „podwykonawcą” może być wykonawca lub główny wykonawca)

Więcej informacji znajdziesz na stronie docelowej Zobowiązania i stronie docelowej Finansowanie.

Po zatwierdzeniu i sfinalizowaniu faktur właściciela i faktur podwykonawcy można utworzyć płatności w systemie Procore, aby zachować rejestr otrzymanych płatności. 

• Faktury właściciela toru wystawione po stronie finansowania:
  • Utwórz otrzymaną płatność dla faktury finansowania
• Śledź żądania zwolnienia środków składane po stronie zobowiązań. Gdy systematycznie aktualizujesz kartę Wysłane płatności, kolumna „Zapłacone do daty” w raportach budżetowych jest automatycznie aktualizowana, aby odzwierciedlać te zmiany.
  • Dodaj nową płatność do karty Wydane płatności zobowiązania

Więcej informacji znajdziesz na stronie docelowej Zobowiązania i stronie docelowej Umowa na wykonanie prac.