Podręcznik użytkownika zarządzania finansami: Wykonawca specjalistyczny

Pierwszym krokiem podczas konfigurowania narzędzi finansowych projektu Procore w Procore jest sprawdzenie, czy Twoja firma i projekt korzystają ze struktury kodu budżetu, która jest odpowiednia dla Twojej działalności. W strukturze podziału pracy Procore kody budżetu stanowią podstawowy element składowy finansowych pozycji wiersza w budżecie. Dzięki zastosowaniu kodów budżetu możesz utworzyć szczegółowy lub bardzo podstawowy budżet, w zależności od potrzeb. 

Jeśli jesteś specjalistycznym wykonawcą, Procore zaleca następujące działania:

1. Utwórz strukturę podziału pracy w swojej firmie. Współpracuj z interesariuszami swojej firmy, aby zdecydować, czy chcesz użyć domyślnej struktury podziału pracy Procore, czy chcesz dostosować swoją strukturę podziału pracy do konta swojej firmy. Dowiedz się więcej na stronie Tworzenie struktury podziału pracy w firmie.
2. Tworzenie struktury podziału pracy w projekcie. Zdecyduj, czy chcesz wykorzystać w swoich projektach strukturę podziału pracy obowiązującą w Twojej firmie, czy chcesz dostosować strukturę podziału pracy na poziomie projektu. Opcjonalny segment „Zadanie podrzędne” można uwzględnić na poziomie projektu. Dowiedz się więcej na stronie Tworzenie struktury podziału pracy w projekcie.

Narzędzie Budżet Procore pomaga zespołowi projektowemu skutecznie zarządzać budżetem projektu. Ma za zadanie pomóc Twojemu zespołowi podejmować świadome decyzje finansowe, śledzić wydatki w czasie rzeczywistym w kontekście budżetu, analizować dane historyczne, wprowadzać szczegółowe prognozy i zapewniać lepszą widoczność statusu finansowego Twojego projektu.  Używając kodów budżetu możesz utworzyć budżet tak szczegółowy lub tak podstawowy, jak potrzebujesz.

• Dodaj dane dotyczące budżetu swojego projektu. Pierwszym krokiem rozpoczynającym pracę nad projektem jest Konfiguracja budżetu w nowym projekcie Procore. Możesz wybrać jedną z dwóch metod: (1) Dodać pozycję wiersza budżetu bezpośrednio do narzędzia Budżet lub (2) Pobrać i wypełnić szablon budżetu, a następnie wykonać kroki importowania budżetu. 
• Skonfiguruj widoki budżetu swojego projektu. Po dodaniu danych budżetowych projektu administrator Procore może zechcieć zapoznać się z naszymi dynamicznymi i konfigurowalnymi widokami budżetu. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Skonfiguruj nowy widok budżetu. Możesz skonfigurować jeden lub wiele widoków budżetu oraz szeroką gamę kolumn danych, takich jak pierwotna kwota budżetu, zmiany w budżecie, zweryfikowany budżet, oczekujące zmiany w budżecie i inne. Możesz także aktywnie zarządzać budżetem swojego projektu i monitorować go, korzystając z funkcji „Prognoza do ukończenia”. Więcej szczegółów znajdziesz na stronie Korzystanie z funkcji Prognoza do ukończenia. 
• Wykorzystaj dane zebrane w terenie do śledzenia kosztów pracy i ilości produkcyjnych. Klienci, którzy zakupili narzędzia Procore do zarządzania siłą roboczą i śledzenia zasobów, mogą ustawić budżet automatycznie. Zobacz Śledzenie zasobów i Finanse projektu: przewodnik konfiguracji.
• Relokuj środki z jednej pozycji budżetu do innej za pomocą zmian budżetu. Użyj funkcji zmian budżetu, aby transferować pieniądze między kodami budżetu. Na przykład, jeśli masz oszczędności związane z jednym kodem budżetu, ponieważ mieścił się on w budżecie, a spodziewasz się, że inny kod budżetu go przekroczy, możesz dokonać relokacji środków z pierwszego kodu budżetu i dodać je do drugiego kodu budżetu jako rezerwę. Zmiany budżetu widoczne są tylko w narzędziu Budżet, więc Twoi dostawcy nie zobaczą Twoich wewnętrznych korekt. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Tworzenie zmian budżetu

Aby dowiedzieć się, co jeszcze możesz zrobić za pomocą narzędzia Budżet, zapoznaj się z artykułem Budżet.

Po skonfigurowaniu narzędzia Budżet możesz rozpocząć tworzenie jednej lub wielu umów z klientami w ramach swojego projektu. Dzięki narzędziu Umowy z klientami Twój zespół może zastąpić stosy papieru i wysokie koszty druku, zyskując centralną lokalizację służącą do cyfrowego zarządzania umowami. 

• Skonfiguruj umowę z klientem.  Chociaż większość klientów Procore tworzy jedną umowę z klientem na potrzeby jednego projektu budowlanego, zespoły projektowe mają możliwość tworzenia wielu umów z klientami w narzędziu Umowy z klientami. Więcej szczegółów znajdziesz na stronie Tworzenie kontaktów klienta. Podobnie jak w przypadku budżetu, możesz wybrać jedną z dwóch metod konfiguracji umowy z klientem: (1) ręcznie zaktualizować zestawienie wartości (ZW) umowy z klientem lub (2) zaimportować ZW umowy z klientem z pliku CSV. Po zakończeniu konfiguracji początkowej wystarczy ją zatwierdzić. Zobacz Zatwierdź umowę z klientem.

   Wskazówka

  Czy Twój projekt budowlany ma wiele źródeł finansowania lub wymaga rozliczeń progresywnych?  Dowiedz się, dlaczego niektórzy wykonawcy specjalistyczni decydują się na zawarcie wielu umów z klientami podczas realizacji projektów Procore. Jest to pomocne, gdy zachodzi potrzeba podzielenia zakresu prac nad projektem na wiele faz lub etapów, choć wiąże się z koniecznością rozważenia kilku kwestii.  Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Czy istnieją jakieś ograniczenia systemowe w przypadku projektów obejmujących wiele umów z klientami? 

  Alternatywnym sposobem zarządzania tego typu wymaganiami jest użycie funkcji Zadanie podrzędne. Dowiedz się więcej na stronie Jaka jest różnica między zadaniem, zadaniem nadrzędnym i zadaniem podrzędnym? 

• Twórz i zarządzaj fakturami właściciela. Po skonfigurowaniu umowy z klientem i skonfigurowaniu narzędzia Zobowiązania zgodnie z opisem poniżej możesz także tworzyć i zarządzać fakturami właściciela. Faktura właściciela to szczegółowy zapis transakcji finansowej pomiędzy klientem a Tobą. Zazwyczaj szczegółowe zestawienie kosztów ustala główny wykonawca, a następnie to do niego przesyłasz dane dotyczące faktury, dzięki czemu może on przesłać fakturę właścicielowi projektu, gdy nadejdzie termin płatności. Zobacz Tworzenie faktury właściciela.
• Utwórz dziennik otrzymanych płatności.  Po otrzymaniu płatności możesz także utworzyć dziennik, aby śledzić otrzymane płatności. Więcej szczegółów znajdziesz na stronie Tworzenie otrzymanej płatności.

Aby dowiedzieć się, co jeszcze możesz zrobić za pomocą narzędzia Umowy z klientami, zapoznaj się ze stroną Umowy z klientami.

Po zatwierdzeniu i wypełnieniu umowy/umów w narzędziu Umowy z klientami możesz rozpocząć konfigurowanie zobowiązań w ramach projektu. Zazwyczaj, gdy Twoja firma zleca pracę podwykonawcom, tworzysz zobowiązania. 

W Procore można tworzyć dwa rodzaje „zobowiązań”: podwykonawstwa i zlecenia zakupu.

• Skonfiguruj konfigurację umowy, daty, listy dystrybucyjne i ustawienia. Administrator Procore Twojej firmy może wspólnie z Tobą określić domyślną konfigurację umowy dla Twojego projektu. To ważny krok, który należy wykonać, zanim zaczniesz tworzyć zobowiązania dotyczące projektu. Możesz wybrać liczbę poziomów zleceń zmiany dla swoich zobowiązań. Możesz także ustawić różne daty, które będą domyślnie stosowane w umowach. Konfiguracja obejmuje również ustawienia domyślnej listy dystrybucji, domyślne metody księgowania, ustawienie procentu zatrzymania kwoty (jeśli ma zastosowanie) oraz włączenie domyślnego narzutu finansowego lub płatności. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Konfigurowanie ustawień: zobowiązania. 
• Utwórz zlecenia zakupu dla swojego projektu. W Procore zlecenie zakupu (PO) to udokumentowane zobowiązanie finansowe, które szczegółowo określa rodzaje, ilości i uzgodnione ceny produktów lub usług. Częścią procesu zamówień publicznych jest tworzenie przez „kupującego” (na przykład wykonawcę specjalistycznego) zleceń zakupu, które są następnie przekazywane „sprzedającemu” (na przykład dostawcy) w celu pokrycia kosztów umowy. Po zaakceptowaniu przez „sprzedawcę” zlecenie zakupu stanowi umowę między obiema stronami. Zobacz Utwórz zlecenie zakupu. 

   Wskazówka

  W Procore zlecenia zakupu i podwykonawstwa służą wyłącznie do fakturowania ustalonych z góry kosztów uwzględnionych w budżecie projektu. Należy pamiętać, że zlecenia zakupu nie zostały zaprojektowane jako karta bieżąca. Na przykład, jeśli w Twojej firmie obowiązuje zasada wystawiania faktury w celu zapłaty za zlecenia zakupu w miarę dostarczania pozycji, zamiast zlecenia zakupu powinieneś utworzyć koszt bezpośredni. Zobacz narzędzie Koszty bezpośrednie. 

• Utwórz podwykonawstwa dla swojego projektu. Podwykonawstwo to umowa zawarta między umawiającą się firmą a podwykonawcami realizującymi zakres prac. W Procore istnieją dwa sposoby tworzenia podwykonawstwa: (1) możesz wybrać zwycięską ofertę i przekształcić ją w podwykonawstwo lub (2) możesz bezpośrednio utworzyć podwykonawstwo w narzędziu Zobowiązania. 
• Utwórz faktury podwykonawców i zarządzaj osobami kontaktowymi ds. faktur. Za pomocą narzędzia Zobowiązania lub Rozliczenia progresywne możesz również utworzyć fakturę w imieniu osoby kontaktowej ds. faktur lub przyznać osobom kontaktowym ds. faktur swojego podwykonawcy odpowiednie uprawnienia dostępu do ich zleceń zakupu i podwykonawstwa. Zobacz Dodawanie osób kontaktowych ds. faktur do zlecenia zakupu lub podwykonawstwa Użytkownicy z uprawnieniami „Administrator” w narzędziu Zobowiązania mogą również używać tych uprawnień do zarządzania fakturami za pomocą narzędzia Rozliczenia progresywne. 
• Utwórz dziennik przesłanych płatności.  Po rozpoczęciu dokonywania płatności w ramach projektu możesz utworzyć dziennik, w którym będziesz śledzić przesłane płatności. Twój budżet i raporty budżetowe zostaną automatycznie zaktualizowane, aby uwzględnić Twoje wpisy. Zobacz Dodaj przesłane płatności. 

Aby dowiedzieć się, co jeszcze możesz zrobić za pomocą narzędzia Zobowiązania, zobacz Zobowiązania.

Następnie zapoznaj się z narzędziami Procore do zarządzania zmianami.  W Procore można tworzyć dwa typy zleceń zmiany. Istnieją dwie opcje konfiguracji tych narzędzi: (1) Zlecenia zmiany ze zdarzeniami powodującymi zmianę lub (2) Zlecenia zmiany bez zdarzeń powodujących zmianę.

Narzędzie Rozliczenia progresywne Procore korzysta z uprawnień użytkownika udzielonych w narzędziu Zobowiązania i Umowy z klientami. W miarę postępu projektu oraz tworzenia i zatwierdzania umów podwykonawcy mogą wystawiać faktury za wykonaną pracę. Możesz także tworzyć faktury dla właściciela, które następnie można wysyłać e-mailem do właściciela lub strony odpowiedzialnej za zatwierdzanie płatności.

• Zarządzaj okresami rozliczeniowymi. Jeśli zlecasz pracę w ramach podwykonawstwa, okres rozliczeniowy definiuje cykl rozliczeniowy stosowany do rozliczenia progresywnego podwykonawców realizujących Twój projekt. Oprócz określenia częstotliwości okresu rozliczeniowego (np. co miesiąc lub co tydzień) definiuje również datę rozpoczęcia okresu rozliczeniowego, datę płatności faktury i datę zakończenia okresu rozliczeniowego. Aby dowiedzieć się, jak utworzyć okres rozliczeniowy za pomocą narzędzia Rozliczenia progresywne, zobacz Tworzenie ręcznych okresów rozliczeniowych i Tworzenie automatycznych okresów rozliczeniowych.

• Utwórz i zarządzaj rozliczeniami progresywnymi. Za pomocą narzędzia Rozliczenia progresywne możesz ograniczyć uprawnienia użytkowników do zespołu projektowego i utworzyć fakturę w imieniu osoby kontaktowej ds. faktur lub przyznać osobom kontaktowym ds. faktur u podwykonawcy odpowiednie uprawnienia dostępu do ich zleceń zakupu i podwykonawstwa. Zobacz Dodawanie osób kontaktowych ds. faktur do zlecenia zakupu lub podwykonawstwa. Następnie, gdy podwykonawcy będą gotowi wystawić fakturę za swoją pracę, możesz wysłać „Zaproszenie do wystawienia rachunku” do osoby kontaktowej ds. faktur, a podwykonawcy będą mogli przesłać nową fakturę jako osoba kontaktowa ds. faktur. Następnie możesz przejrzeć i zatwierdzić te rozliczenia.

Aby dowiedzieć się, co jeszcze możesz zrobić za pomocą narzędzia Faktury, zapoznaj się ze stroną Rozliczenia progresywne.

W Procore termin koszt bezpośredni jest używany w odniesieniu do kosztów projektu budowlanego, które NIE są związane z żadnym zobowiązaniem. Za pomocą narzędzia Koszty bezpośrednie możesz utworzyć następujące pozycje:

• Faktury. Utwórz koszt bezpośredni papierowej faktury od niezależnego dostawcy za takie pozycje, jak tusz do drukarki, papier komputerowy lub opłata pocztowa. 
• Wydatki. Utwórz koszt bezpośredni wydatków, które mogą obejmować sprzęt komputerowy, telefony lub wewnętrzny wynajem sprzętu. 
• Lista płac. Utwórz koszt bezpośredni miesięcznych kosztów wynagrodzeń, klasyfikowanych według kodu kosztu, tak aby kwoty wynagrodzeń były uwzględniane w budżecie każdego miesiąca. 

Aby dowiedzieć się, jak utworzyć koszt bezpośredni, zobacz Tworzenie kosztu bezpośredniego. 

Aby dowiedzieć się, co jeszcze możesz zrobić za pomocą narzędzia Koszty bezpośrednie, zobacz Koszty bezpośrednie